مهم است که نظم و انضباط کارمندان را به صورت کتبی ثبت کنید. استفاده از یک نمونه یادداشت انضباطی کارمند برای نوشتن یادداشت خود می تواند به شما در یافتن کلماتی برای گفتن آنچه باید گفته شود به روشی حرفه ای و روشن کمک کند. با این حال ، هنگام استفاده از الگوی یادداشت انضباطی ، مطمئن شوید که سند کامل شده شما مطابق با سیاست های شرکت شما است و از یک قالب استاندارد یادداشت تجاری پیروی می کند.
نمونه یادداشت انضباطی کارمند
اگر نیاز به نوشتن یادداشت انضباطی دارید ، استفاده از نمونه سند زیر را به عنوان راهنما در نظر بگیرید. مطمئناً ، نیاز به ویرایش برای پاسخگویی به نیازهای شما بر اساس شرایط خاصی است که با آن روبرو هستید ، اما این یک نقطه شروع خوب است. روی تصویر کلیک کنید تا الگوی قابل چاپ PDF در پنجره جداگانه باز شود و آن را در هارد دیسک خود ذخیره کنید. برای ذخیره تغییرات خود ، اطلاعات مربوطه را پر کنید و اولین پیش نویس یادداشت خود را خواهید داشت. اگر در کار با سند مشکلی دارید ، این را ببینیدراهنمای قابل چاپ برای Adobe.
مقالات مرتبط- الگوی برنامه درسی
- طرح یادداشت
- لوازم دفتری و اداری پایه
برای بارگیری نمونه یادداشت انضباطی کلیک کنید.
اهداف یادداشت انضباطی
یک یادداشت انضباطی بیش از یک هدف دارد. اول ، هشدار مربوط به عملکرد ضعیف یا رفتار غیرقابل قبول یک کارمند خاص را مستند می کند. دوم ، این تلاش های کارفرما برای اصلاح مشکل و تمام اقدامات انجام شده را مستند می کند. سوم ، پیامدها و / یا نظم و انضباطی را که باید در نتیجه رفتار اتخاذ شود ثبت می کند. یادداشت انضباطی همچنین می تواند شامل استنباط به عواقب آینده مانند از دست دادن شغل آنها در صورت عدم رفع مشکل باشد.
نکات نوشتن
یافتن کلمات مناسب برای یادداشت انضباطی کارمند ممکن است دشوار باشد ، به خصوص اگر شما فردی هستید که دوست دارید از رویارویی جلوگیری کنید. برای کمک به شروع کار ، لیستی از رفتار (های) مشکل یا جنبه های عملکرد شغلی کارمند تهیه کنید که باید به آنها توجه شود. این لیست می تواند به تمرکز یادداشت کمک کند و ایده هایی را برای تعریف واضح تخلف و همچنین پاسخ شرکت شما ارائه می دهد. اطمینان حاصل کنید که لحن حرفه ای خود را در طول یادداشت حفظ کرده اید و تمرکز روی مشکلات خاص و عواقب مربوط به آن است.
ممکن است بخواهید از مشاور حقوقی خود در نوشتن سند کمک بگیرید ، یا حداقل قبل از اینکه یادداشت را به کارمندی که در حال انضباط است ، بدهید مطالب را مرور کنید. این می تواند اطمینان حاصل کند که در یادداشت هیچ زبان ناراحت کننده ای وجود ندارد که در صورت منجر به پایان کار در آینده منجر به مشکلات اجتناب پذیر شود.
نحوه حذف بقایای نوار چسب از پلاستیک
فرم فرم انضباطی / مشاوره ای
در برخی شرایط ، استفاده از گزارش انضباطی / مشاوره ای به جای یادداشت انضباطی یا علاوه بر آن ، ممکن است مفید باشد. این یک فرم پر است که روشی ساختاری را برای اسناد رفتارهای خاص مسئله ای و جزئیات اقدامات لازم برای اصلاح مسائل ارائه می دهد. استفاده از این نوع فرم ، یک چارچوب سازگار را برای استفاده در هنگام برقراری ارتباط با کارمندان در مورد انواع موضوعات انضباطی ، از جمله مشکلات مربوط به عملکرد و مشکلات رفتاری فراهم می کند. این اغلب در هنگام مکالمات اولیه در مورد مشکلات انضباطی استفاده می شود و در صورت ادامه یا تشدید مشکل تا جایی که اقدامات بعدی ضروری است ، با یک یادداشت دنبال می شود.
قالب فرم انضباطی / مشاوره ای
اگر می خواهید یک فرم استاندارد داشته باشید که بتواند برای مستند کردن مکالمات انضباطی و / یا مشاوره ای با کارمندان استفاده شود ، الگوی ارائه شده در زیر یک نقطه شروع عالی است. همانند یادداشت ، برای بارگیری سند PDF قابل ویرایش روی تصویر کلیک کنید. آن را ذخیره کنید و آن را برای اهداف خود تنظیم کنید ، هر زمان که به اسناد مکالمه با یک کارمند در مورد نظم یا مشاوره نیاز دارید ، از آن به عنوان فرم پر کردن استفاده کنید.
برای بارگیری فرم انضباطی / مشاوره کلیک کنید.
نمونه طرح بهبود عملکرد
اگر رویه های شرکت شما شامل اجرای یک طرح بهبود رسمی در صورت عدم حل اوضاع توسط مشاوره اولیه باشد ، ممکن است به یک برنامه بهبود عملکرد استاندارد (PIP) نیز نیاز داشته باشید. در این صورت ، از این الگوی طرح بهبود عملکرد به عنوان نقطه شروع ایجاد فرم استاندارد PIP برای استفاده در چنین شرایطی استفاده کنید.
ملاحظات نوشتن برای فرم های انضباطی
حتی اگر کمتر از یک یادداشت نوشتار مربوط به یک فرم باشد ، شما باید جزئیات خاصی راجع به رفتار مسئله و اقداماتی که باید انجام شود را پر کنید. همانند یادداشت ، شما باید مشکلات و نتایج مورد انتظار را به روشی حرفه ای و عینی در میان بگذارید.
در شرایطی که سرپرستان در حال پر کردن این اسناد هستند ، عاقلانه است که قبل از برقراری ارتباط با کارمندان ، آنها را توسط متخصص منابع انسانی شرکت بررسی کنید. همچنین ممکن است توصیه شود نسخه نهایی فرم خود را توسط مشاور حقوقی بررسی کنید ، مخصوصاً در مواردی که تخلفات یا مشکلات قابل توجهی در میان باشد. در برخی شرایط ، می تواند ایده خوبی باشد که وکیل قانون استخدام خود فرم های تکمیل شده را پیش از اشتراک آنها با کارمندان نیز بررسی کند.
اعلامیه های انضباطی را با دست تحویل دهید
در مورد ارتباطات رسمی مرتبط با نظم و انضباط کارکنان ، بهتر است اسناد را با دست مستقیم به گیرنده تحویل دهید. این کار باعث می شود کارمند نگوید که هرگز آن را دریافت نکرده و فرصتی را برای بحث در مورد وضعیت زمان تحویل یادداشت یا فرم فراهم می کند. این کار عاقلانه است که کارمند تأییدیه ای را دریافت کند که اخطار انضباطی را دریافت کرده است. این تصدیق باید در پرونده پرسنل کارمند قرار گیرد.
ارزش مستندات
مهم است که هر مرحله در روند انضباطی ثبت شود. جزئیات می توانند تحریف شوند یا فراموش شوند ، وقتی توبیخ ها فقط به صورت شفاهی انجام می شوند. آن را به صورت کتبی تحویل بگیرید و اسناد را برای مراجعه در آینده در پرونده نگه دارید. اگر کارمندی سرانجام اخراج شود زیرا به اخطار توجه نمی کند و عملکرد را بهبود نمی بخشد و یا رفتار منفی خود را تغییر نمی دهد ، اسناد و مدارک مدون نشان دهنده تلاش واقعی کارفرما برای کمک به بهبود کارمند است و در صورت عدم موفقیت عواقب آن را بیان می کند تی
اگر یک کارگر اخراجی تصمیم به استخدام وکیل بگیرد و ادعا کند که آنها به نوعی مورد تبعیض قرار گرفته اند ، اسناد انضباطی شواهد محکمی راجع به اخطارهای فراوان و احتمال تغییر به کارمند ارائه می دهد و آنها در صورت عدم بهبود عملکرد ، عواقب احتمالی را می دانند. در مواردی که به دادگاه ختم می شود ، اسناد و مدارک مشخص می کند که چه رویه ای انجام شده است ، چند بار به کارمند اخطار داده شده است و این واقعیت است که آنها می دانند در صورت حل نشدن مشکل با تغییر در اقدامات آنها ، در معرض خطر از دست دادن شغل خود هستند .
